工作安排的六个步骤和五个层次

安排工作前,上级要进行前提性思考:适当(难度适中),可控(过程监督),带责(责权利对等),整体(综合协调),信任(充分授权),考绩(定义结果)。安排工作时,上级需要遵循六个基本步骤,否则,就会出现管理。

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1.解释工作的重要性

上下级因为不在一个层面,对同一问题的认识存在较大差异,因此,上下级必须统一思想,达成共识,形成共鸣。

2.说明上级要求

明确提出要求,设定具体标准,以此作为工作检查的依据和考核的标准。

3.界定职权范围

什么能干,什么不能干,必须明确说明,不能越权行事。因为越权之后,上级就要去救火、去善后。

4.协商最后限期

就完成任务的日期进行磋商,但上级也要清楚,有些日期是不可谈的,视情况而定。

5.听听对方反应

前四个步骤,基本上是上级在主导,下级是否完全理解,需要上级进一步确认和澄清。

6.跟踪控制

提供纠偏措施,比如下级拿不准的时候可以来请教上级。上级与下级约定沟通时间,以避免出现赶工现象。

上述六个步骤都有其必要性:第一步, 形成共鸣:思想上,达成共识,上下保持一致;第二步,设定标准:有了标准就便于追踪,也便于考核;第三步,防止越权:监督总先斩后奏、胆大妄为的下级;第四步,控制进度:底线一定要超前于下级的截止日期;第五步,澄清误解:上下级就沟通事项确认,防止误解;第六步,纠正偏差,避免赶工:监控过程,保持均衡性。

在六个步骤中,相对于246,135通常做得不够好,而在135三个步骤中,尤其第五步做得最差。总之,安排工作的时候要"视险而估,量力而行",先评估风险,然后,根据对下级的成熟度(心理上和工作上都需要成熟)判断,决定把工作委派给谁。

接下来,请思考另外一个问题:按照上述六个步骤来安排工作,下级是否真正接受了呢?如果没有真正接受,作为上级,我该怎么办呢?

在上级自己认为已经安排完工作的时候,员工可能会有五种心理活动:1.还是不知道怎么干;2.我感觉不到成长;3.对我不公平;4.这项工作没有价值;5.不想干,压力太大了。针对员工的这些心理活动,上级要有相应的对策,让员工知道怎么做、感觉到成长、觉得挺公平、认为有价值、感觉没压力。

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层次一:知道怎么做;上级行为:细化安排

有的员工在上级按照六个步骤安排完工作之后,依然一头雾水、不知从何入手。这就要求上级在安排工作时,有点耐心,做好解释工作,对于能力弱的员工,工作安排要更具体一点:比如工作怎么开展,把标准和步骤讲清楚。

层次二:感觉到成长;上级行为:提供帮助

有的员工说,新工作,新项目,有很多意想不到的困难,我们不知道怎么处理。在工作开始之前,上级要为下级考虑到困难和挑战,提供必要的工具、方法;在工作开始之后,上级要注意跟踪,及时发现问题,为下级提供必要的信息及其他资源。

层次三:觉得挺公平;上级行为:统一标准

有的员工认为,领导就是看我好说话,看我能干,所以总是把别人不愿意干的工作推给我。这就是在鞭打快牛,下级有不公平感是很正常的。这就要求上级在分配任务时要公平,要对工作进行整体性安排,做好工作量的平衡。

层次四:认为有价值;上级行为:大局意识

有的员工看不到工作的意义,认为总是在重复同样的事情,没有积极性。这就要求上级和下级进一步沟通、启发他们的大局意识:他的工作对其他岗位的影响;他的工作对整体目标的价值。当员工意识到自己的重要性的时候,往往就有了积极性。

层次五:感觉没压力;上级行为:缓解压力

有的员工说,我不是不愿意干,我真的是很忙啊,根本没时间处理新工作,我压力好大呀!面对这种情况,上级要和员工一起分析一下,看看工作方法上是否存在问题,或者思维方式需要改进。这种情境,往往是培育员工的好时机。

如果每次安排工作,都会出现上述状况,上级会非常累!因此,团队领导者在平时要注意提升员工的工作能力、激发他们的工作意愿!

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